Vraag en antwoord

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon (een levend mens). De tekening geeft een overzicht van kenmerken en gegevens die beschouwd worden als persoonsgegevens en 'bijzondere' persoonsgegevens.  

Hoe gaat de HAN om met persoonsgegevens?

In het privacyreglement kun je lezen hoe de HAN omgaat met (bijzondere) persoonsgegevens. Ook kun je in onze tips een indruk hiervan krijgen.

Hoe ga ik veilig om met persoonsgegevens?

Wil je weten hoe jij veilig kunt omgaan met persoonsgegevens? Neem dan deze tips ter harte en kijk naar de video over HAN en online veiligheid.

Wanneer mag ik persoonsgegevens verwerken?

Als de HAN er een doel voor heeft, bijvoorbeeld het geven van een opleiding of cursus. De daarvoor benodigde gegevens mag je verwerken als dat bij jouw takenpakket hoort. Twijfel je daarover? Mail je vraag dan naar privacy@han.nl.

Welke gegevens mag ik vastleggen/verzamelen?

De gegevens die je wilt vastleggen of verzamelen, moeten een relatie hebben met het doel waarvoor je de gegevens verzamelt. Wil je als HAN bijvoorbeeld een opleiding of cursus geven, dan heb je daarvoor bepaalde gegevens van de student of cursist nodig. Je moet van een student een geboortedatum en -plaats weten, omdat dat op het diploma vermeld moet worden. Maar zijn of haar lengte, gewicht en kleur haar hoeft de HAN niet te weten.

Moet je altijd toestemming vragen voor het verwerken van gegevens?

Er is geen kort antwoord voor deze vraag. De algemene lijn is, dat als iemand een opleiding of cursus bij de HAN volgt, je geen toestemming hoeft te vragen voor het verwerken van de daarvoor benodigde gegevens, maar dat je wel toestemming moet vragen als je onderzoek wilt doen of als je gegevens van externe relaties wilt verwerken. In de bijlage ‘Wel of geen toestemming vragen’ hebben we een uitgebreider antwoord geschreven. Per ‘soort’ relatie tussen de persoon en de HAN beantwoorden we de vraag wanneer er wel of niet toestemming gevraagd moet worden. Hiervoor is een toestemmingsformulier

Leeftijdsgrens

Voorafgaand daaraan moet je altijd rekening houden met het volgende. Is de persoon jonger dan 16 jaar, dan moet toestemming van ouder(s) worden verkregen, vastgelegd en gearchiveerd, tenzij het gaat om een rechtshandeling die gebruikelijk is voor die leeftijd. 

Voorbeelden van handelingen waarvoor wel toestemming van de ouder(s) nodig is:

o Inschrijving voor een opleiding of cursus
o Aanmelden voor stage in het buitenland

Voorbeelden van handelingen waarvoor geen toestemming aan de ouder(s) gevraagd hoeft te worden:

o Het invullen van de NSE
o Het gebruik van sociale media voor de HAN
o Betaald werken voor de HAN
o Contact met de studentendecaan of -psycholoog

Hoe kan ik mijn gegevens inzien, vragen om correctie (rectificatie, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) of om overdracht van gegevens?

Ben je student? Neem dan contact op met het Vraagpunt Studentzaken. De contactinformatie vind je op Insite Rondom de studie.

Ben je medewerker? Neem dan contact op met het Vraagpunt HR. De contactinformatie vind je op Insite Human Resources.

Ik wil persoonsgegevens van medewerkers/studenten gebruiken bijvoorbeeld voor onderzoek/mailings. Mag dat en hoe krijg ik ze?

Regelmatig vragen HAN-medewerkers gegevens aan uit de centrale gegevensdatabase (IMAO database) van de HAN. Bijvoorbeeld e-mailadressen en andere persoonsgegevens van HAN studenten of medewerkers. Deze gegevens worden ingezet voor bijvoorbeeld het versturen van een (digitale) uitnodiging, brief/e-mail, online nieuwsbrief, het uitzetten van een onderzoek, maar ook voor rapportages die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering van de HAN.

"Zorgvuldig process"
Het proces van het aanvragen van deze gegevens is uiterst zorgvuldig vormgegeven, omdat we vaak met privacygevoelig materiaal werken. Iedere aanvraag wordt beoordeeld door een jurist en goedgekeurd door de directeur Service Bedrijf. Na goedkeuring worden de gegevens toegestuurd aan de aanvrager.

"Vernietig persoonsgegevens na gebruik"
De privacywetgeving bepaalt dat de persoonsgegevens alleen mogen worden ingezet voor het doel waarvoor ze zijn aangevraagd. Zodra deze gegevens zijn gebruikt, moeten ze worden vernietigd. Dat houdt in dat je de mail en het bestand dat je hebt ontvangen verwijdert. Doe je dat niet, dan bestaat namelijk de kans dat je onbedoeld gegevens lekt. Daarmee handel je in strijd met de privacywetgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

"Zelf gegevens aanvragen?"
Ga naar Insite ICT voor meer informatie over het gebruiken en aanvragen van gegevens en het aanvraagformulier. Houd rekening met een minimale doorlooptijd van ca. 5 werkdagen.

Nieuwsmail versturen: mag dat zomaar?

Voor je een nieuwsbrief of mailing gaat maken, is het goed om je eerst te verdiepen in het proces van versturen van deze nieuwsbrief. De wet bepaalt namelijk dat je niet zomaar een nieuwsbrief mag versturen.

Op Insite MCV lees je wat je moet doen om een (online) nieuwsbrief of mailing te versturen.

Enquête versturen: mag ik daar gratis software voor gebruiken?

Nee, je kunt niet zomaar gratis enquêtesoftware gebruiken voor het versturen van een online enquête vanuit de HAN. Dat kan alleen als de HAN met de aanbieder een 'ververwerkersovereenkomst' heeft afgesloten. En dat is met de meeste leveranciers van gratis software niet het geval.

Er is wel een overzicht van enquêtetools waar je wel gebruik van kunt maken. Kijk op http://specials.han.nl/sites/studiecentra/onderzoek/uitvoeren-van-onderzoek/gegevens-verzamelen/ voor een overzicht van de mogelijkheden.